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在苏州专业会务前需要的工作

时间:2019-08-07     作者:苏州专业会务【原创】

  我们知道一个会务的工作能力决定了一个会议的成功与否,但是很多人并不清楚会务主要干些什么,下面让我们一起来看一下苏州专业会务前的准备工作有哪些?

苏州专业会务

  一、方案要细

  会前准备工作要根据会议任务制定详细的工作方案。一般要在大会秘书处成立秘书组、会务组、宣传组、后勤组、安全保卫组等工作小组,将工作方案中的任务分解,逐一明确相关事项和环节的具体责任人,并列表印发,使各项任务职责分明、一目了然。

  二、落实要细

  会议文件中的议程和日程安排涉及大会的主要任务和总体安排,是各组工作的指导性文件;重要讲话稿是大会的重要文件;邀请出席列席人员、上**台人员、各组召集人名单等也是有明确要求的程序性文件。上述文件从起草到定稿要经过多次修改和讨论,甚至定稿后还会受到各种变化因素的影响,应适当推迟印制时间。会议文件装袋前,要对所有应发材料进行全面核实,确保资料齐全、次序不乱。落实与会人员要根据所在单位的不同,采用文字、短信、电报、传真、电话等多种方式通知,确保及时准确、无遗漏;需要被通知单位反馈名单和提供有关材料的,要及时催办、收集齐全。

  三、检查要细

  这是落实方案、保证开好会议的重要一步。会前检查可采用听取汇报和现场检查两种方式。大会秘书处要根据计划进度定期听取各工作小组情况汇报,协调解决相关问题。会场布置是现场检查的重点,从布置到座位安排,从话筒到碟片都要一一检查,对落实不到位或衔接不够的地方,要及时发现、及时督促、及时整改。


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